O virtuálních a hybridních akcích jen dobře. Nebo ne?

hybridní akce

2. díl poznámek k vývoji event marketingu

Proměna účastníka v pasivního diváka

Tzv. pandemie vyprázdnila hlediště, tribuny, sály a většinu dalších dějišť akcí (event venues). To logicky podpořilo hledání nových forem, jak akce, představení, turnaje, koncerty a všechno ostatní dostat k cílovým skupinám. Nejjednodušší jsou samozřejmě prosté přenosy děje pomocí audiovizuálních, vysílacích či streamovacích technologií: prázdné hlediště či tribuna nebo sál a na scéně (ať už ji tvoří cokoli a kdokoli) se odehrává totéž, co by se odehrálo s diváky, hosty, návštěvníky či zákazníky. Nic víc. Ořezáno o atmosféru a zážitky osobní účasti. Ořezáno o většinu emocí z toho plynoucích. Zpestřeno „jen“ počtem kamer, pestrostí záběrů a šikovností obrazové režie. Například účastník koncertu s jeho neopakovatelnou atmosférou živé hudby a často geniem loci se proměňuje v diváka u televize nebo monitoru či s mobilem v ruce. Aspoň, že to je živě, tedy live. Jako bych tam byl… Bude to stačit, myslíte? Nebude. Dokonce ani možnost opakovaného shlédnutí ze záznamu a unikátní záběry nenahradí přítomnost člověka na akci, kterou chce zažít. A prožít. Nemluvě třeba o kvalitě obrazu a zvuku. Poslechněte si Mozarta živě v podání symfonického orchestru v sále nebo doma na chytré televizi. Snad ještě poznáte rozdíl.

hybridní akce

Ale nehledejme v tomto úvodu žádné nářky. Přenosy i záznamy jsou v dané době skvělé a díky bohu a produkcím za ně. Ať jde o Aidu v divadle nebo o Rytíře Kladno na ledě. Třeba si na to mnozí i zvyknout a bude to pro ně příjemnější. Mnozí však určitě ne. Smyslem tohoto zamyšlení je přiblížit možnosti produkce virtuálních a hybridních akcí dále za prostý přenos obsahu. Stručně si objasněme pojmy:

Co je virtuální akce

Virtuální akce (událost) – virtual event – je událost, která je zprostředkovaná prostřednictvím internetu a jejím účelem „je poskytnout účastníkům této události možnost komunikovat mezi sebou tak, aby byly odbourány všechny problémy, které brání k plynulé konverzaci mezi nimi” (kurzívou je citace z Wikipedie). Pro možnost pořádat takové události ve virtuálním prostoru se dynamicky vyvinuly a dále vyvíjejí platformy virtuálních akcí (nejen Zoom, v dalším díle tohoto seriálu poznámek vám jich zde předložím hned celou řadu, jejich možnosti jsou inspirativní). Výhodou těchto platforem je nejenom obrazové a zvukové propojení účastníků, ale i možnosti vytvářet skupiny, časové osy programu, sdílet dokumenty a další zdroje a odkazy, možnost vybrat a přizpůsobit si obsah a program pro každého účastníka. Ideální třeba pro konference, ovšem coffee break a koláček si dáte jen ve firemní kuchyňce nebo doma v obýváku či pracovně.

Sledujte následující poznámku zde na mém blogu:
Vybírejte platformy pro virtuální události

Vyjde zde 6. 4. 2021

Co je hybridní akce

Hybridní akce je spojení virtuální akce s „živou“ akcí. Třeba tak, že počet účastníků konference je limitován. Důvody mohou být různé, vynucené i racionálně zvolené: pandemické restrikce, velikost prostoru konání, efektivita produkce apod.

Můžete tak uspořádat třeba konferenci pro 30 účastníků v sále a neomezený počet na virtuální platformě. Nebo limitovaný, samozřejmě. Můžete si hrát s cenou „vstupného“ a dalšími parametry pro účastníka in-person a účastníka virtuálního. Ale jedno je zásadní: akce musí být atraktivní pro všechny. Účastník připojený přes virtuální platformu určitě nechce jen koukat a poslouchat, jak báječně si to ti na místě užívají.

Tipy a inspirace pro virtuální a hybridní akce

  • Jako pro každý event i zde je klíčová otázka Proč? – proč akce existuje a co si z ní má účastník odnést.
  • Klíčové je zapojení účastníků, přítomných i virtuálních a režie přechodů mezi reálným a virtuálním prostředím. Jak a čím je zapojíme v sále a ve virtuálním prostředí? Jak obě prostředí pro všechny zkombinujeme?
  • Nejen prostý „datový“ obsah, ale i zde tvoříme zážitkyvzbuzujeme emoce.
  • Smyslem akcí je účastníky spojovat. Co je na akci spojuje?
  • Co takhle rozdělit akci do několika dílů? Využijte efekt seriálu nebo postupných kroků a růstu.
  • Může být skvělé, když si účastník bude moci vybrat a zvolit další krok a míru svého zapojení (aktivního nebo pasivního).
  • Kdy je v průběhu akce nezbytné, aby se účastník zapojil aktivně a pouze pasivně nesledoval dění?
  • Akce musí mít kratší sekvence. Časování a tempo využíváme pro udržení pozornosti.
  • Využijte kreativní předěly a přestávky s hudbou, návodem k pohybu nebo tipem na občerstvení (lze připravit již v propozicích v obdob před akcí).
  • Vyberte vhodnou platformu pro svou virtuální či hybridní akci: s možnostmi, stabilitou a obslužnou kapacitou.
  • Slibte a udělejte z akce uspořádaný grafický i audiovizuální záznam a výstupy: skicy, karikatury, dokumenty, prezentace, nahrávky, sestřihy. Můžete je i samostatně zpoplatnit nebo po akci (!) nabídnou k prodeji i zájemcům, kteří se akce neúčastnili.
  • Nepodceňujte pro hybridní a virtuální akce moderování. Naopak! Je zde ještě důležitější než na standardních formátech akce. Využívejte klidně i sdílené moderování mezi oběma prostředími, moderátor ze sálu se střídá s moderátorem z virtuálního světa. Udržíte tak vazbu a zapojení všech účastníků. Virtuálně připojení účastníci budou mít také někoho „na své straně“.
  • Striktně dodržujte časový plán. A když píši striktně, myslím striktně!
  • Pořádně připravte všechny aktéry (řečníky, hosty, umělce…): naučte je dobře ovládat platformu, ať jsou v sále nebo také jen ve virtuálním připojení. Ať nehledají, jak pustit svoji prezentaci. Žádné zmatené pohledy: „Už jsem vidět?“ nebo „Slyšíme se?“ či „Je tam už ten slajd?“ Každý musí vědět, jak se připojit, odpojit, podívat na dotazy na chatu, posunout svoji prezentaci, pustit doprovodné video.
  • Udělejte vždy jednotný programový formát pro odpovědi na dotazy. Využijte chat i možnost dotazu ze sálu nebo z virtuálního prostředí. Dotazy potřebují online redakci a režii. Využijte i možnost offline přípravy a výběru dotazů, například o přestávce či do dalšího dílu akce.
  • Ušetřete čas a usnadněte si režii pomocí předtáček či odkazů na stránky, videa, stažení pracovních dokumentů apod. Hodí se to třeba pro profily spíkrů a jiných účinkujících, nemusíte je před jejich příspěvkem podrobně představovat.
  • Zrychlujte a zpomalujte tempo. Řeka také neplyne pořád stejně.
  • Zpestřete program, použijte znělky, fotky, karikatury, videa, prostřihy, předtáčky atd.
  • Sjednoťte design akce (event branding) včetně všech použitých prezentací, titulků a další grafiky. Udělejte pro akci šablony prezentací (včetně limitu počtu slajdů) a dokumentů pro všechny aktéry. Zkontrolujte si čitelnost dodaných prezentací a dodržení šablony. Podívejte se na ně očima účastníka v sále i na virtuálním rozhraní. Zkuste si to, dá se to učíst a ukoukat?
  • Zapojte marketingové partnery a sponzory do své akce. Tipy na marketingová spojení a sponzorství virtuálních a hybridních akcí najdete již brzy v členské sekci na mém webu. Chcete o členské sekci vědět ještě dříve, než ji zveřejním? KLIKNĚTE ZDE.

Tolik pro dnešek.

Jít na předchozí související článek.

Mohu Vám pomoci s Vaší akcí:
příprava, konzultace, testování i produkce.

Kontaktujte mne.

Komentáře

Přidat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře.